周口师范学院学生档案管理规定

  魏宇        2015-04-21        1879

周口师范学院学生档案管理规定

为适应我校学生档案管理工作的需要,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,根据教育部《高等学校档案管理办法》(2008年,中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号),制定本规定。

一、适用范围

我校全日制本、专科学生的档案材料。

二、材料立卷归档范围

(一)高等学校毕业生登记表。

(二)周口师范学院学生学籍表。

(三)毕业生体检表。

(四)学生实习终评表;

(五)国家学生体质健康标准登记卡;

(六)就业报到证副页;

(七)奖惩材料;

本科生《》、参加专升本学生《》;

(八)学籍异动材料;

(九)其他材料。

三、材料归档要求

(一)对装档材料的内容须认真进行审查,要求准确、清楚,并注明材料形成时间;

(二)属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料,须经相关人员签字并加盖单位公章;

(三)归档材料由学生工作处组织各教学院系统一装档,并及时将毕业生档案转寄到接收单位或生源地有关部门;

(四)归档材料统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写,不得交送复印件;

(五)凡属已归档材料,任何人不得擅自剔除;

(六)其他应归档材料,在材料形成之后,立即归档。

四、档案的保管

(一)学生档案由学生工作处统一管理;

(二)对移交的材料逐一进行登记;

(三)做好防盗、防火、防水、防虫蛀,防破坏工作,预防丢失、损毁事故的发生。

五、档案的利用

(一)因考察、任用学生干部,学籍变动,组织发展,推荐就业,起草奖惩文件等工作需要(借)阅学生档案,经批准并登记后方可借阅;因其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的,须持单位介绍信和本人身份证,经学生处领导批准后,方可查阅档案材料。查阅档案须严格保密。    (二)学生档案确因工作需要借出时,须严格履行借出手续。档案借出后须严加保管,借出时间一般不得超过5天;若情况特殊需延期的,应补办借阅手续。查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改;未经批准不得复制。

六、档案的转递

(一)学生毕业、转学、退学、出国,须及时将档案转给新的主管单位或家庭所在地。

(二)学生档案须经严格密封,以机要形式传递,必要时可派专人送取。学生档案一般不准本人自带,但在特殊情况下档案经严格密封后,本人凭单位开具的调档函或证明可自带档案,但对转档过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

(三)转出、转入的学生档案材料必须完整齐全,并按规定经过认真整理、密封。

(四)学生档案转出时,须认真填写《档案传递单》。逾期一个月未收到回执者,须及时催问,以防丢失。对转入的档案,经核实无误后及时将回执签名盖章后寄回。

(五)转递要求

1.毕业生档案按毕业生就业报到证上签发的单位传送;考取专升本、研究生的,按院校地址传送。

2.保留学籍的学生,档案关系由学生工作处代为保管,退学、开除学籍的学生档案转回生源所在地。

七、毕业生档案的保留

(一)毕业前未落实就业单位的毕业生,可申请将档案于择业期内保留在学校,学校为其免费提供档案保存服务2年。择业期满仍未落实就业单位的毕业生档案,其档案转回毕业生户籍所在地。

(二)择业期内落实就业单位的毕业生,凭《就业报到证》办理档案传递手续。

八、遗失档案的补办

(一)档案补办范围

1977年恢复高考招生以后录取的普通本、专科学生。

(二)档案补办项目

1.高校毕业生登记表;

2.在校期间奖惩材料证明;

3.周口师范学院学生学籍表。

(三)档案补办程序

1.本人提交书面申请;

2.出示《毕业证书》原件及单位证明信;

3.在市级以上的报刊上刊登遗失声明;

4.经相关教学院系核实,学生工作处批准后,方可到相关部门办理有关材料。

九、其他

本规定自公布之日起施行。

 

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